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Contract Management Specialist

Contract Management Specialist

Reports To: Manager, Business Development, MHFA-TWM
Status: Full Time, Permanent
Location: Ottawa, Ontario
Application Deadline: September 24, 2020 (Interviews may be held in advance of the
deadline)

ORGANIZATIONAL BACKGROUND

The Mental Health Commission of Canada (MHCC) is a non-profit organization created to focus national attention on mental health issues and to work to improve the health and social outcomes of people living with mental illness.

The Commission is seen as a leader nationally and internationally in several areas. Building upon the work done to date, the core mandate, and the unique position of the Commission, and guided by Changing Directions Changing Lives: The Mental Health Strategy for Canada, the Commission will focus in the areas of, substance use, suicide prevention, population-based initiatives, and engagement. This prioritization will enable the Commission to be successful in meeting its mandate, staying focused, and having a measurable impact for those living with mental illness and their families and caregivers.

The Mental Health Commission’s head office is located in Ottawa, Ontario.

POSITION OVERVIEW

The Contract Management Specialist position involves the timely and effective development, negotiation and administration of contracts, both for procurement of goods and services as well as for provision of goods and services, to maximize the benefits and minimize risk to the organization.

This individual will report to the Manager of Business Development, MHFA and TWM. The individual will work closely with the Opening Minds team and may be requested from time to time to offer services to the greater MHCC.

DUTIES AND RESPONSIBILITIES

The Contract Management Specialist will be responsible for the full contract cycle including the drafting and execution of new contracts, analysis and interpretation of existing contracts, and development and ongoing maintenance of a contract framework system.

The Contract Management Specialist will review, edit, and provide alternate wording and recommendations on the following types of contractual documents: Requests for Proposals, Requests for Quotes, Terms & Conditions, Schedules, Statements of Work, Contract Amendments, Memorandums of Understanding, Service Agreements, Training Agreements, Consulting Agreements, Non-Disclosure & Confidentiality Agreements, and other documents as required.

The Contract Management Specialist will be expected to:

  • Act as the internal point of contact for all questions on contracts and legal issues, communicating efficiently with relevant project leads;
  • Complete day-to-day drafting of contract documents;
  • Provide thorough and timely review of documents drafted by other parties, identifying, evaluating and mitigating risk to the Commission;
  • Coordinate the process by which quotes or proposals are reviewed and evaluated;
  • Assist with developing and implementing efficient and streamlined workflows for contract review and appropriate filing of contract documentation;
  • Recommend and establish process improvements to ensure best practices are implemented across all internal contract processes;
  • Develop and maintain model for risk acceptance/tolerance in order to assess contract risk and provide guidance on risk mitigation;
  • Identify complex issues requiring escalation and consult with external Legal Counsel as required;
  • Assess the contractual requirements of pursuing projects in various locations or markets;
  • Fully coordinate and participate in contract negotiations;
  • Ensure all contract materials are complete and entered into Salesforce once approved;
  • Monitor contract performance and ensure compliance with terms;
  • Complete other duties as assigned.

QUALIFICATIONS and EXPERIENCE

  • University degree in Law, Commerce or Business Administration;
  • Minimum five (5) years of contract experience;
  • Minimum three (3) years of experience with contract law;
  • English is required, fluently and effectively; Bilingualism is an asset;
  • Proficiency with MS Office suite (particularly in Excel), PDF Markup, and Windows applications;
  • Knowledge of Salesforce and MERX (or other similar tendering services) is an asset.

SKILLS AND ATTRIBUTES

  • Strong knowledge of and experience with the procurement process;
  • Experience in assessing and mitigating contract risk;
  • Demonstrated sound judgment and common sense;
  • Accuracy and attention to detail;
  • Experience working both independently and as part of a diverse team (including leadership and external legal teams);
  • Strong interpersonal skills with the ability to establish solid and trusting working relationships;
  • Effective negotiation, problem solving, decision-making and analytical skills and experience;
  • Excellent verbal and written communication skills.
  • Must be able to clearly and effectively communicate with all individuals involved in projects, from colleagues to customers;
  • Able to proactively, effectively and efficiently plan, prioritize and organize work;
  • Strong sense of business acumen and ability to quickly learn about different program needs;
  • Demonstrated ability to work collaboratively and collegially in a fast-paced environment.

COMPETENCIES

  • Values and Ethics
  • Respectful of Diversity
  • Continuous Learning
  • Results Management
  • Teamwork and Cooperation
  • Oral/Written Communication
  • Health, Safety and Wellness (physical and psychological)

PHYSICAL/COGNITIVE DEMANDS:

  • Moderate periods of time spent in meeting-type settings
  • Extended visual requirements (5 plus hours) due to computer-related work
  • High requirement for focusing and effectively managing multiple priorities
  • High degree of concentration required (document review)
  • High analytical and interpretive requirements
  • Must be comfortable working in virtual and/or open space environments

PSYCHOLOGICAL DEMANDS:

  • Continuously deadline driven requirements
  • Moderate to high ability to manage stress that may arise in complex interactions, stakeholder relations, and output requirements
  • High level requirement to maintain concentration for extended periods of time
  • Capacity to effectively organize and prioritize own work
  • High degree of emotional intelligence required in order to develop and maintain good relationships, communicate clearly, influence and inspire others, work well in a team, and manage conflict in a psychologically healthy way
  • Responsive to possible rapid changes in priorities
  • Adaptable to change (organizational and environmental)
  • Performance goals and objectives are established yearly and regularly reviewed.

The Mental Health Commission of Canada is committed to diversity in the workplace and workplace well-being. As such, applications from individuals from diverse backgrounds such as; First Nations, Inuit, and Métis, members of a visible minority group and those with lived experience of mental health problems or illnesses are welcomed and encouraged.

The Mental Health Commission of Canada welcomes and encourages applications from people with disabilities. Accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process.

Accessible formats and communication supports for applicants are available upon request by contacting
Human Resources at [email protected]

While working remotely, the Commission will not be responsible to reimburse any internet charges, or other home office expenses, including utilities or other furniture/equipment, in order to be able to work from home.

Please apply for this position on our website at:
http://www.mentalhealthcommission.ca/English/about/careers

While we appreciate all applications, only those selected for interviews will be contacted.


Spécialiste en gestion des contrats

Supérieur hiérarchique : Gestionnaire, Développement des activités, PSSM et EAT
Statut : Poste permanent à temps plein
Emplacement : Ottawa (Ontario)
Date limite de présentation des candidatures : 24 septembre 2020 (des entrevues pourraient avoir lieu avant la date limite de soumission des candidatures)

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

La Commission de la santé mentale du Canada (CSMC) est une organisation à but non lucratif créée en vue de sensibiliser la population canadienne aux questions de santé mentale et d’améliorer la santé et les perspectives sociales des personnes aux prises avec une maladie mentale.

La CSMC est perçue comme un chef de file national et international dans différents domaines. Misant sur le travail accompli à ce jour, son mandat de base et sa position unique, et s’inspirant de Changer les orientations, changer les vies : Stratégie en matière de santé mentale pour le Canada, la CSMC concentrera ses efforts sur la consommation de substances, la prévention du suicide, les initiatives axées sur les populations et la mobilisation. Ces pôles prioritaires permettront à la CSMC de réaliser son mandat, de garder le cap et d’avoir un impact mesurable pour les personnes aux prises avec la maladie mentale ainsi que leur famille et leurs fournisseurs de soins.

Le siège social de la CSMC se trouve à Ottawa, en Ontario.

APERÇU DU POSTE

Le poste de spécialiste en gestion des contrats consiste à rédiger, à négocier et à administrer des contrats à temps et efficacement, tant pour l’acquisition que pour la fourniture de biens et de services, de manière à maximiser les avantages et à minimiser les risques pour l’organisation.

Le titulaire du poste relèvera du gestionnaire, Développement des activités, PSSM et EAT. Il travaillera en étroite collaboration avec l’équipe de Changer les mentalités et pourrait, à l’occasion, se voir demander ses services ailleurs à la CSMC.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Le spécialiste en gestion des contrats sera responsable des contrats pour toute leur durée, ce qui inclut la rédaction et l’exécution de nouveaux contrats, l’analyse et l’interprétation de contrats existants et l’élaboration et le maintien continu d’un cadre de passation des contrats.

Le titulaire devra examiner et corriger, en proposant de nouvelles formulations et des recommandations, les types suivants de documents contractuels : demandes de propositions; demandes de devis; modalités et conditions; horaires; énoncés de travail; modifications de contrats; protocoles

d’entente; conventions de service; conventions de formation; accords de consultation; ententes de confidentialité; et d’autres documents, au besoin.

Le spécialiste en gestion des contrats sera également chargé des tâches suivantes :

  • Agir comme principale personne-ressource en ce qui concerne toutes les questions d’ordre contractuel et juridique, en communiquant efficacement avec les chefs de projets compétents;
  • Rédiger quotidiennement des documents contractuels;
  • Effectuer un examen complet et opportun des documents rédigés par d’autres parties et cerner,
    évaluer et minimiser les risques pour la Commission;
  • Coordonner le processus d’examen et d’évaluation des devis et des propositions;
  • Aider à l’élaboration et à la mise en œuvre de flux de travail efficaces et simplifiés pour l’examen des contrats et le classement approprié des documents contractuels;
  • Recommander et mettre en œuvre des améliorations des processus afin d’assurer que les meilleures pratiques sont adoptées pour l’ensemble des processus contractuels internes;
  • Élaborer et maintenir un modèle d’acceptation ou de tolérance du risque permettant d’examiner les risques liés aux contrats et de fournir de l’orientation quant à la réduction des risques;
  • Cerner les questions complexes nécessitant le report à un échelon supérieur et solliciter des conseils juridiques externes au besoin;
  • Évaluer les exigences contractuelles liées à la poursuite des projets dans divers endroits ou marchés;
  • Participer à la négociation des contrats et en assurer entièrement la coordination;
  • Veiller à la saisie et à la consignation, dans Salesforce, des documents contractuels lorsqu’ils sont approuvés;
  • Superviser la réalisation des contrats et assurer leur conformité aux modalités prévues;
  • Effectuer les autres tâches demandées.

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE

  • Diplôme universitaire en droit, en commerce ou en administration des affaires
  • Au moins cinq (5) années d’expérience en matière de contrats
  • Au moins trois (3) années d’expérience en droit contractuel
  • Maîtrise de l’anglais exigée – couramment et efficacement –, le bilinguisme constitue un atout
  • Maîtrise de la suite MS Office (notamment Excel), de PDF Markup et des applications Windows
  • La connaissance de Salesforce et de MERX (ou d’autres services d’appel d’offres similaires) est un atout

CONNAISSANCES ET COMPÉTENCES

  • Solide connaissance du processus d’approvisionnement et expérience avec celui-ci
  • Expérience dans l’évaluation et l’atténuation des risques liés aux contrats
  • Jugement sûr et bon sens
  • Exactitude et souci du détail
  • Expérience du travail effectué de façon autonome et au sein d’une équipe diversifiée (incluant les dirigeants et les équipes juridiques externes)
  • Excellentes aptitudes interpersonnelles et capacité à tisser des relations de travail solides et de confiance
  • Expérience et capacités de négociation, de résolution de problèmes, de prise de décisions et d’analyse
  • Aptitudes supérieures en matière de communication verbale et écrite
  • Capacité à communiquer clairement et efficacement avec tous les intervenants associés aux projets, des collègues aux clients
  • Capacité à planifier, à prioriser et à organiser ses tâches de façon proactive, efficace et efficiente
  • Sens aigu des affaires et capacité à apprendre rapidement au sujet des différents besoins relatifs aux programmes
  • Aptitude démontrée à travailler en bonne collaboration et collégialité dans un environnement dynamique

COMPÉTENCES

  • Valeurs et éthique
  • Respect de la diversité
  • Apprentissage continu
  • Gestion des résultats
  • Travail d’équipe et coopération
  • Communication orale et écrite
  • Santé, sécurité et bien-être (physique et psychologique)

EXIGENCES PHYSIQUES ET COGNITIVES

  • Temps moyen consacré aux réunions
  • Exigences visuelles soutenues (5 heures et plus) en raison du travail à l’ordinateur
  • Exigence élevée quant à l’accent mis sur les priorités multiples et à leur gestion efficace
  • Niveau élevé de concentration exigé (examen des documents)
  • Exigences élevées en matière d’analyse et d’interprétation
  • Doit être en mesure de travailler de manière virtuelle et dans un milieu à aires ouvertes

EXIGENCES PSYCHOLOGIQUES

  • Exigences continues axées sur les échéances
  • Capacité moyenne à élevée à gérer le stress pouvant découler d’interactions complexes, des relations avec les intervenants et des exigences en matière de rendement
  • Exigence élevée de se concentrer pendant de longues périodes
  • Capacité d’organiser et de prioriser efficacement son travail
  • Intelligence émotionnelle de niveau élevé nécessaire pour développer et maintenir de bonnes relations, communiquer efficacement, influencer et inspirer les autres, bien travailler en équipe et gérer les conflits de manière saine sur le plan psychologique
  • Capacité d’adaptation aux priorités qui changent rapidement
  • Capacité d’adaptation au changement (organisationnel et environnemental)
  • Les buts et les objectifs de rendement sont établis une fois l’an et revus régulièrement

La Commission de la santé mentale du Canada souscrit aux principes de diversité et de bien-être en
milieu de travail. Ainsi, elle invite et encourage les gens d’origines diverses comme les membres des
Premières Nations, les Inuits et les Métis, les membres des minorités visibles ainsi que les personnes
ayant des antécédents de maladies ou de problèmes associés à la santé mentale à présenter leur candidature.

La Commission de la santé mentale du Canada invite et encourage les personnes ayant un handicap à présenter leur candidature. Des mesures d’adaptation sont disponibles à toutes les étapes du processus de sélection pour les candidats qui en font la demande.

Des formats et des supports de communication accessibles sont offerts aux candidats qui en font la demande par courriel aux ressources humaines à l’adresse [email protected].

En période de télétravail, la Commission ne sera pas responsable de rembourser les coûts de connexion Internet et autres dépenses liées au bureau à domicile, incluant les fournitures, le mobilier et l’équipement requis pour travailler à partir de la maison.

Présentez une demande d’emploi pour ce poste sur notre site Web à l’adresse :
http://www.mentalhealthcommission.ca/Francais/la-commission/recrutement

Nous remercions tous ceux qui poseront leur candidature, cependant, nous ne communiquerons qu’avec les candidats retenus pour une entrevue.

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